5 فاز مدیریت پروژه های نرم افزاری به صورت گام به گام
توسعه نرم افزار و سیستم های نرم افزاری یک فرایند پیچیده است که با استفاده از فرایند مدیریت پروژه بوجود می آیند. برخی نرم افزارها کوچک هستند و نیازی به مدیر پروژه ندارند و برنامه نویس خود، مدیر پروژه می باشد اما بعضی از نرم افزارها یا بهتر بگوییم، سامانه ها، پیچیده بوده و گاهی نیاز به چندین مدیر پروژه می باشد.
طبق موسسه Project Management Institute واژه “مدیریت پروژه” به کاربرد دانش، مهارتها، ابزارها و تکنیکها در سطح بالایی باز میگردد.به عبارتی یک مدیر پروژه باید دانش و مهارت لازم را داشته باشد و از ابزارها و تکنیکها در جهت مدیریت پروژه استفاده کند.
گردش کار مدیریت پروژه از 5 فاز اصلی تشکیل شده است. در هر مرحله از مدیریت پروژه، مدیر پروژه دیدگاه کلی را در نظر گرفته و مراحل انجام کار هر فاز را مشخص می کند.
فازهای مدیریت پروژه
بسیاری بر این باورند که وظیفه مدیر پروژه فقط تنظیم جلسات و قرار ملاقاتها و یادآوری انجام کارها به اعضای تیم است. اما این فقط قسمتی از وظایف یک مدیر پروژه می باشد. امروزه مدیریت پروژه به صورت یک علم تعریف می شود دارای روشها و چهارچوبهایی برای مدیریت می باشد.
یک مدیر پروژه موفق باید درک عمیقی از فازهای مدیریت پروژه ها را دارا باشد و همچنین بتواند در هر فاز به خوبی عمل کند تا درصد موفقیت پروژه را بالا ببرد. لیست زیر اسامی فازهای پروژه می باشد:
- آغازین
- برنامه ریزی
- اجرا
- نظارت و کنترل
- پایانی
این فازها توسط موسسه Project Management Institute(PMI) طی تحقیقاتی از برترین متخصصان این حوزه معرفی شده است.
فازهای پروژه با تعریف کارهایی که باید انجام شود، محصولات قابل تحویل برای تولید، افرادی که در پروژه مشارکت خواهند داشت و روند کنترل و تایید برای هر مرحله پروژه، چرخه عمر پروژه را تشکیل می دهند.
با تعیین این مراحل، مدیران پروژه می توانند پروژه خود را از ابتدا تا انتها به راحتی انجام دهند و به لطف این روند سیستماتیک ، بهترین نتایج ممکن را به دست آورند.
5 فاز مدیریت پروژه
فاز یک: شروع پروژه
این مرحله اولین فاز از فازهای مدیریت پروژه می باشد. در این مرحله هدف انجام پروژه در سطح کلی تعریف می شود. در این مرحله باید مشخص شود که پروژه قابل انجام می باشد یا خیر.
در این فاز تمامی ذینفعان برای شروع پروژه تصمیم میگیرند و تمامی آنها در این مرحله برای شروع پروژه به توافق می رسند. در این فاز سندی ایجاد می شود با عنوان سند شروع پروژه که این سند شامل اهداف و نیازهای تجاری کلیه سهامداران را بیان می کند. توجه داشته باشید که این سند شامل مواردی فنی نمی باشد و موارد فنی در فازهای بعدی شناسایی خواهند شد.
فاز دوم: برنامه ریزی
این فاز یکی از مراحل مهم مدیریت پروژه می باشد. در این مرحله نقشه راه برای انجام پروژه مشخص می شود. این فاز با تعیین اهداف پروژه آغاز می شود. مدیران پروژه از چندین روش برای تعیین اهداف استفاده می کنند که از جمله مشهورترین آنها روشهای CLEAR و SMART می باشد.
SMART
رویکرد SMART برای بررسی صحت اهداف به کار میرود تا پیامدهای تعیین اهداف بدست آید. واژه SMART مخفف کلمات زیر می باشد:
- خاص (Specific): آزمایش اهداف خاص به این معنی است که به سوالات “چه کسی”، “چه چیزی”، “چه زمانی”، “در کجا”، “چرا” و “کدام یک” پاسخ دهد.
- قابل اندازه گیری (Measurable): ایجاد معیارهایی برای اندازه گیری موفقیت یک هدف خاص
- دست یافتنی (Attainable): این مربوط به شناسایی مهمترین اهداف و هر آنچه برای دستیابی به آنها لازم است، می باشد.
- واقع بینانه (Realistic): تیم شما باید بتواند در جهت هدفی خاص که تعیین کرده اید کار کند.
- به موقع (Timely): یک بازه زمانی برای دستیابی به اهداف ایجاد می شود.
CLEAR
این روش کمی مدرن تر است زیرا محیط پرشتاب تجارت امروز را در نظر می گیرد.
- مشارکتی (Collaborative): اطمینان حاصل کنید که هدف، اعضای تیم توسعه را به همکاری با یکدیگر ترغیب می کند.
- محدود (Limited): اهداف شما باید از نظر زمان و دامنه محدود باشند تا بتوانید آنها را مدیریت کنید.
- احساسی (Emotional): اهداف باید انگیزه و اشتیاق را در اعضای تیم ایجاد کند، چیزی که تیم ها می توانند ارتباط عاطفی برقرار کنند.
- قابل تقدیر (Appreciable): این جایی است که شما اهداف بزرگتر را به کارهای کوچکتر تقسیم می کنید که تیم شما می تواند به سرعت به آنها برسد.
- قابل اصلاح (Refinable): اطمینان حاصل کنید که اهداف شما انعطاف پذیر و به طور بالقوه قابل اصلاح هستند.
اهداف، هدف اصلی این فازمی باشد، اما تعریف محدوده و دامنه و برنامه پروژه برای مدیریت پروژه نیز مهم است. این زمانی است که شرکت ها کیفیت ، منابع موجود و هزینه را برای ایجاد یک جدول زمانی واقع بینانه شناسایی می کنند. همچنین لحظه ای است که شما باید اقدامات عملکردی را تعیین کنید. شروع یک پروژه بدون تعیین این موارد غیرممکن است زیرا شما نمی توانید تشخیص دهید که پروژه شما در مسیر درست پیش می رود یا خیر.
در این فاز نقش و مسئولیت هر کس مشخص می شود و هر کس باید بداند چه مسئولیتی در پروژه دارد.
در این فاز مدیر پروژه اسناد زیر را ایجاد می کند تا اطمینان حاصل کند که پروژه آنها درست است:
- سند محدوده یا Scope: این سند نیازهای تجاری، اهداف پروژه، محصولات قابل تحویل، نقاط عطف تیمی و منافع را تعریف می کند.
- برنامه تقسیم کار: دامنه را به بخشهای کوچکتر و قابل کنترل تقسیم می کند.
- نقاط عطف: اهداف سطح بالایی را که پروژه باید برآورده کند مشخص می کند.
- نمودار گانت یا Gnatt: نمودار بصری برای مشخص کردن جدول زمانی تیمها.
- برنامه مدیریت ریسک: این سند تمام خطرات قابل پیش بینی در پروژه را تعیین می کند. برخی از رایج ترین آنها شامل جدول زمانی و برآورد هزینه های غیر واقعی، کاهش بودجه، تغییر الزامات یا کمبود منابع می باشد.
فاز سوم: فاز اجرا
در این مرحله از مراحل مدیریت پروژه، تیم توسعه، نرم افزار را پیاده سازی می کند و محصولات قابل تحویل را ارائه می نماید. این مرحله قسمت اصلی هر پروژه است و بسیاری از اتفاقات در محدوده آن رخ می دهد: جلسات، گزارش وضعیت، به روزرسانی توسعه و گزارش عملکرد.
قبل از این مرحله جلسه ای شروع می شود که در آن تمام تیم های درگیر در پروژه از مسئولیت های خود مطلع می شوند. در طول این مرحله، مدیر پروژه نیاز به توسعه تیم، اختصاص منابع و اجرای برنامه مدیریت پروژه خواهد داشت.
وظیفه مدیر پروژه در اینجا هدایت و مدیریت اجرای پروژه از طریق راه اندازی سیستم های ردیابی، تخصیص وظایف، انجام جلسات وضعیت، به روزرسانی برنامه پروژه و اصلاح برنامه ها در صورت لزوم می باشد.
نکته: برای سهولت انجام این کار ، بسیاری از سازمان ها از نرم افزار اختصاصی مدیریت پروژه استفاده می کنند.
فاز چهارم: نظارت و کنترل پروژه
فاز چهارم مدیریت پروژه بر اندازه گیری پیشرفت پروژه و عملکرد تیم متمرکز است. در این مرحله مدیر پروژه اطمینان حاصل می کند که پروژه طبق برنامه زمانی جلو میرود با خیر. مدیران از شاخص های عملکرد کلیدی (KPI) استفاده می کنند. معمولا مدیر پروژه بین 2 تا 5 از شاخص KPI را انتخاب می کند.
برای مثال، مدیران پروژه باید بدانند که آیا این پروژه طبق برنامه و بودجه تنظیم شده است یا خیر و آیا اهداف ذینفعان را برآورده می کند یا خیر.
مدیر پروژه همچنین برای اطمینان از درست بودن بودجه پروژه باید هزینه منابع را نیز در نظر بگیرد. همچنین در نظر گرفتن تعداد و نوع مسائلی که در طول پروژه به وجود می آیند و اینکه تیم به چه سرعت به آنها رسیدگی می کند باید در نظر گرفته شود. در طول این مرحله، مدیران پروژه ممکن است نیاز داشته باشند منابع یا برنامه ها را دوباره تنظیم کنند تا پروژه در مسیر درست قرار گیرد.
فاز پنجم: فاز پایانی
در این فاز مدیران پروژه برای همه کسانی که در این پروژه شرکت می کنند یک رویداد کاری ترتیب می دهند تا از آنها بخاطر تلاشی که برای آن انجام داده اند تشکر کنند.
مدیران پروژه نیز جلسه ای برگزار می کنند که گاهی اوقات به عنوان “پس از مرگ” نیز شناخته می شود تا ارزیابی شود که چه چیزی به خوبی انجام شده و جدی ترین شکست ها را شناسایی کنید. این نوع جلسات برای سازمانها بسیار ارزشمند است زیرا امکان پیشرفت در پروژه های آینده را فراهم می کند.
پس از اتمام پروژه، مدیران پروژه هنوز چند وظیفه بر عهده دارند. ابتدا، بهتر است لیستی از تمام مواردی که در طول پروژه محقق نشده اند را تهیه کنند و سپس برای تکمیل آنها با اعضای تیم کار کنید. مدیران پروژه همچنین باید بودجه نهایی پروژه را تحویل داده و گزارش نهایی پروژه را تهیه کنند. در آخر، تمام اسناد و مدارک مربوط به پروژه را برای ذخیره آنها جمع آوری می کنند.
سخن پایانی
پنج مرحله مدیریت پروژه به سازمان ها کمک می کند پروژه ها را با موفقیت به پایان برسانند. با تقسیم پروژه به پنج مرحله، مدیران پروژه می توانند گردش کار خود را رسمی کرده و اطمینان حاصل کنند که هیچ یک از عناصر قبل از شروع پروژه از بین نرفته است. به این ترتیب ، آنها برای هر مرحله از پروژه آماده می شوند و در نهایت، آن را به موفقیت می رسانند.